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Los eventos en tiempos del Coronavirus ¿Seguir adelante o cancelar?
Por Felipe Reyes Barragan

Es una realidad que nos alcanzó, el #Coronavirus se ha convertido ya en pandemia y países en todo el mundo, dependiendo de la fase o etapa en la que se encuentren, han tomado medidas desde cancelar o suspender clases, controlar accesos de extranjeros de ciertas zonas, hasta la cancelación o postergación de eventos de tipo masivo o que por su alcance, pudieran ser focos de contagio.Lo primero ¡Calma! Si, es un momento complicado para todos, y lo que hagas a partir de este momento, puede ser fundamental para ti como organizador de eventos y tu empresa. La premisa siempre deber ser la salud por encima de cualquier otra cosa. Así que veamos cómo manejar la situación y qué hacer en caso de que decidas o tengas que cancelar, suspender o reagendar actividades de forma posterior.Seguramente tienes una influencia en tu comunidad, clientes o familiares, desde ahí, se consciente y responsable de lo que dices, publicas y envías. Infórmate de fuentes oficiales y procura la salud y bienestar de tu equipo, proveedores y de todos aquellos con los que tengas contacto. No caigas en pánico y NO hagas caso de rumores, verifica la información OFICIAL y desde ahí, toma decisiones.En México los eventos y concentraciones masivas, de más de 5000 personas, se sugiere sean cancelados aunque desafortunadamente al ser todavía una recomendación, hemos visto como festivales de más de 60,000 personas se realizan.  Si en tu ciudad no hay aviso oficial de esto, y tienes un evento en puerta en los siguientes días y no puedes cancelarlo, entonces hazlo más seguro para todos, incluyéndote a ti:Si no cancelasColoca gel y toallas limpiadoras en los accesos a tu evento.Agiliza las entradas, evita cuellos de botella.Mantén con agua y jabón tus baños. Facilita el lavado de manos constante.Si te es posible, ten en tus pantallas o sistema de sonido las recomendaciones oficiales de higiene. Puedes imprimir algunos carteles y ponerlos en lugares visibles y estratégicos. Pero ojo, no abuses, informa, no alarmes.Establece un programa de limpieza en áreas comunes de forma frecuente y utiliza líquidos y sanitizantes de calidad.Manda un correo a los participantes y asistentes informando de las facilidades que tendrás disponibles antes y durante el evento.Informa a tu equipo de acciones concretas, no saludar de mano ni de beso, pero sí quizás chocar los codos o simplemente sonríe. Toma en cuenta que hay personas que por hábito y costumbre extenderán su mano, ante eso, se atento y solo sonríe y di que estas siguiendo las medidas de higiene para el bienestar de todos.Si tienes invitados del extranjero, verifica su situación médica y avísales que por control y seguridad de ellos y de los demás, serán revisados al llegar al aeropuerto o central de autobuses. Seguro lo entenderán.Se considerado y contempla que quizás haya alguien que ya no quiera asistir a tu evento por razones personales. Si tu evento es de corte comercial y cobraste. la sugerencia es que, si puedes, reembólsale lo mas que puedas, u ofrécele un cambio o ticket abierto. No pierdas clientes y más si puedes hacer algo al respecto.Es posible que tu evento, aunque tenga el 100% de confirmaciones tenga algunas inasistencias las cuales podrían serte avisadas con anterioridad o no. Ante ello, considera la situación y avísale a tus proveedores y participantes y si te es posible, virtualiza ciertos contenidos como charlas o conferencias y así puedas ofrecerlas a quien no pueda o quiera asistir. Revisa tus finanzas, puede ser que esta ocasión pierdas, pero si eres tu quien cancela por el bien de la comunidad, seguro te será recompensado en el futuro, las acciones de responsabilidad social siempre son bienvenidas por todos.Si cancelas.Dura decisión, pero siempre el bienestar de todos, incluido tú, es primero.Si has tomado esa acción, lo primero es avisar a tus proveedores, es posible, sobre todo si hay tiempo previo, que ciertos gastos no se hayan realizado y puedas tener ese crédito para cuando reagendes. En caso de que ya tengas materiales, guárdalos y úsalos posteriormente.Avisa lo más pronto posible, y hazlo de forma clara, sencilla y eficiente. Hazlo por todos los medios de contacto que has usado de forma habitual  y sobre todo, no dejes vacíos en la información. Si tu evento es de costo, deja de vender en el momento que decidas cancelar e informa, a los que ya compraron, el proceso para devoluciones, reembolsos o cambios. Se transparente y publicalo como es, seguro tendrás el apoyo y comprensión de una gran mayoría.Si hay asistentes de otras partes del país o del mundo, avísales en cuanto determines cancelar y de preferencia habla con ellos, eso puede ayudar a controlar los rumores y chismes. Hazlo rápido, quizás no hayan comprado los vuelos o puedan hacer cambios.—Como verás, no hay un protocolo exacto que puedas implementar y seguir al pie de la letra en caso de que sigas con tu evento o lo canceles, es un tanto el criterio, la habilidad y la experiencia y por supuesto, el sentido común. Con todo ello e información, toma las medidas necesarias y convenientes para todos. Hay algo seguro, todo termina por pasar.

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Los espacios culturales como sede de eventos
Por Felipe Reyes Barragan

En los últimos años y en una búsqueda de innovar y sorprender en cuanto a venues se refiere, los organizadores de eventos han echado mano de nueva sedes y lugares, así, hemos visto como espacios “tradicionales” o con otra vocación han sido utilizados para la realización de eventos de todo tipo, desde cocktails hasta congresos  empresariales. En contraparte, algunos museos, centros culturales, teatros y foros han diversificado sus estrategias y han volteado a la industria de reuniones en una búsqueda de fuentes alternativas de ingresos y además, de posicionamiento, porque el impacto de asistir a un brindis en el museo, donde puedes esperar todo menos un montaje espectacular, seguramente generará interacciones y podría propiciar que al día siguiente, quien asistió al brindis, acuda ahora a ver una exposición con tiempo y calma.Lo cierto es que los organizadores de eventos deben considerar que el uso de estos espacios es totalmente diferente al uso de áreas que tienen esa orientación de origen, así, un centro ferial con salones adhoc, tendrá políticas diferentes que  las de un teatro, que por sus condiciones  y particularidades, debe cuidar, además de la integridad de las personas, el resguardo del inmueble así como la imagen y reputación del espacio.Si ya de por sí es complejo organizar un evento en un espacio, llamémosle alterno, el reto es mayor cuando debemos considerar si el espacio es administrado por una institución pública o por un ente privado, cada una de estas figuras implican otras reglas que muchas veces el organizador de eventos prefiere evitar y deja pasar la oportunidad de innovar y crear una experiencia diferente en su audiencia.Por ello, esta ocasión, quiero compartirte un par de recomendaciones para hacer más satisfactoria tu experiencia y la del recinto, en un ganar – ganar.1.- Pregunta por las políticas inherentes a la operación del espacio.En algunos teatros, por ejemplo,tienes que presentar el programa del evento a realizar y además, debes poner a consideración del comité o patronato la actividad cultural que incluirás en el evento, muchos de estos espacios no rentan sus instalaciones si no presentas alguna actividad artística, pero debes antes ponerla a consideración para que esta sea aprobada.2.- Horarios y alcances.A diferencia de un salón comercial, donde puedes extender en un momento dado la duración de un evento, en museos y teatros debes apegarte a los horarios establecidos, ya que deben cumplir con normatividad municipal y estatal en cuanto a horarios de operación.De igual forma debes considerar que si es una cena por ejemplo, los alimentos lleguen ya preparados listos para servir, o bien, tener extintores y medidas adicionales de seguridad por uso de parrillas de gas, poco permitidas, o eléctricas.3.- Requerimientos  técnicos.Una de las grandes ventajas de estos espacios es que cuentan con equipos de alta tecnología y muchas facilidades para manejar grandes eventos, por ejemplo, plantas de luz,  monitores de última generación, iluminación robótica y un equipo  técnico capacitado. Por ello, es importante que siempre des a conocer, con lujo de detalle, el desarrollo del evento de principio a fin y los requerimientos que necesitas para que la idea que nació en tu mente, se cristalice ante los invitados.4.- Pagos, contratos y descuentos.Por disposiciones gubernamentales, el uso de los espacios deben estar respaldados por contratos y en algunos casos, por pagarés. El primer punto es que el contrato que se usa es el que da el propio espacio, además, los tiempos de formalización pueden ser extensos, pero si proporcionas toda la información requerida, tu, como organización estarás protegido ante eventualidades. No olvides que los pagos deben hacerse días antes del evento, por lo que considera este recurso para no tener sorpresas y por último, las cuotas de arrendamiento son aprobadas en sesiones de comités o patronatos y no contemplan descuentos como si puede hacerlo el salón de un hotel o de un recinto.Como verás, hay pros y contras, pero la experiencia final para tu asistente es la que debe inclinar la balanza al uso o no de este tipo de espacios.

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El Protocolo en los eventos
Por Felipe Reyes Barragan

El mundo de los eventos, es  a la vez, el mundo de las emociones y de las experiencias, y esto incide en cómo debemos manejar la organización del mismo buscando que el objetivo principal se cumpla, y a la vez, trascienda en los asistentes.Claro, se lee fácil, por ello, debemos de apoyarnos de técnicas y herramientas que nos faciliten el acercamiento con los públicos, y es que los eventos son  momentos de comunicación en vivo, por ello no debemos dejar nada al aire, todo,  absolutamente todo debe estar contemplado. integrado y por supuesto, concensado, pero sin perder la sensación de calidez  y naturalidad que debe imperar en los eventos.Hablar entonces de #Protocolo es hablar de comunicación. Protocolo se refiere, en su acepción cotidiana, al “Conjunto de reglas de formalidad que rigen los actos y ceremonias diplomáticos y oficiales”, si bien es una buena definición, me gusta pensar que el protocolo es “crear las condiciones necesarias para que los eventos transcurran en orden, de forma segura y organizada, dando el lugar a los invitados, al anfitrión y cuidando, sobretodo, que el objetivo del evento se cumpla”, sin importar se trate de un evento social, empresarial, deportivo o de gobierno.Bajo esta premisa, entonces entenderemos la importancia, por ejemplo, de tener toda la información precisa y actualizada, así, ejemplificando, si desde el principio sabemos que un personaje VIP  nos visitará, podemos entonces ir viendo el acomodo que tendrá en función de la precedencia y el criterio de ordenación bajo el cual trabajaremos, dando así  la atención mínima esperada , o bien, si lo vemos desde el punto de la logística, si tenemos en claro el montaje que tendremos y los elementos accesorios que utilizaremos,  nos será más fácil identificar al elemento de mayor importancia y cuidado y sobre, haremos el planteamiento del escenario.Cuando hablamos de un evento exitoso, hablamos de la combinación del protocolo, del ceremonial y la etiqueta, que integrados en tiempo, espacio y forma, dan lugar a una experiencia exitosa.Saber quién recibe a quien, como se saluda, como se da el primer brindis, como nos sentamos en una mesa de negociación o en una mesa de celebración, o desde quien paga y que si y que no se debe hacer en una cita de trabajo, son conocimientos que pueden marcar la diferencia entre transcender o desaparecer.Cuando hablamos de protocolo, hablamos de experiencia y formación pero también de sensibilidad, flexibilidad y adaptabilidad, los eventos no son perfectos, por ello organizar, desde el protocolo es un arte.Protocolo y eventos, eventos y protocolo, todo se basa en dos preguntas, cómo organizamos y para qué, con las respuestas correctas, podamos entonces trabajar y concretar, mezclar técnica y estrategia para lograr el objetivo propuesto.Líneas arriba mencioné que protocolo es comunicación, y aplicado a los eventos nos ayudarán las siguientes preguntas ¿Qué quiero comunicar? ¿Para qué quiero comunicar? ¿Qué espero que pase en mi evento? ¿a quién quiero llegar y para qué? No podemos olvidar que en un evento todo comunica, desde un mantel mal colocado, hasta un registro lento o una mala atención de un visitante. Son los detalles los que marcan la diferencia, y puedo asegurarte que si en tu próximo evento  utilizas de forma consciente el protocolo, tendrás mejores resultados.

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Los 4 pilares en la #organización de #eventos.
Por Felipe Reyes Barragan

La industria de los eventos cambia día a día, lo que hace una semana generó impacto, hoy mismo puede ser que no tenga ese mismo recibimiento, por lo que en este sector siempre tenemos que estar innovando y tratar de pensar y actuar, fuera la rutina o del librito.Y es esta  característica tan peculiar de la organización de eventos la que determina  la habilidad para crear eventos que trasciendan y generen emociones y experiencias pero al mismo tiempo, sin importar de que tipo de actividad estamos hablando, encontraremos siempre 4 grandes pilares desde los cuales se sostiene la organización de un evento:SeguridadInnovaciónTecnologíaSustentabilidadSeguridad:En estos tiempos no podemos dejar de lado el aspecto de la seguridad y bienestar de los asistentes, organizadores y demás públicos involucrados. Fundamentar los eventos cuidando la integridad de las personas, sean estas invitados, personalidades, staff, proveedores o publico ajeno al evento es básico. Nadie quiere estar en medio de un evento donde la incertidumbre y el riesgo de un accidente o incidente sea tan alto que distraiga nuestra atención o que sea el tema de conversación.Innovación:Lograr que el asistente se “enganche” al evento no solo tiene que ver con que haya un buen ponente o una buena comida o el lugar o sede sea impresionante. El reto es que los eventos deben ser creados con la intencionalidad de que estos, al ser desarrollados y vividos, generen una emoción, una experiencia, un momento pues. Y no nos debe ser difícil situar en nuestra mente eventos que por lo bien planeados e integrados a la personalidad de los asistentes y anfitriones  generan un buen índice de recordación,  de branding y posicionamiento.  Tecnología:Todos los días, queremos o no, convivimos con la tecnología, por ello, si no integramos estas tecnologías a favor, y si no unimos lo virtual con lo real, tarde o temprano quedaremos desfasados , sin aprovechar las ventajas que el uso de las tecnologías pueden y hacen por lo eventos y sus comunidades.Pensar y actuar sustentablemente:Actuar local, pensar global. Si aún creemos que nuestras acciones no repercuten en la comunidad, mucho menos seremos consientes del impacto que podemos generar en el medio ambiente. Ya no es una moda ser responsables con la comunidad y el entorno, es ahora sí, una necesidad.*****

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#CONTALOENUNMINUTO con MICKY MURRAY
Por Wedadvisor

Con más de 24 años de experiencia filmando casamientos Nacho Martin creo el formato #contaloenunminuto donde entrevista a los líderes y jugadores más importantes del mercado de los eventos, generando contenido dirigido a los que se casan, festejan algo o están planeando un evento corporativo.🎬🎥Nacho Martin - Contalo en un minuto con Micky Murray

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